15062010160648CBPM_kleinRegelmatig heb ik over de meerwaarde van informatiemanagement (IM) geschreven. Het centrale thema van IM is het goed op elkaar af te stemmen van vraag en aanbod.

De volgende 10 doelstellingen van Informatiemanagement kunnen in de toekomst een grote meerwaarde hebben voor onderwijs als je IM goed optuigt . Mijn advies is om dit bovenschools, centraal te doen. De gewenste situatie betreft in de kern: continue procesverbetering en ontzorging van onderwijzend personeel.

10 doelstellingen van Informatiemanagement:

1. Continue procesverbetering
Het optimaliseren, verbeteren en vernieuwen van organisatieprocessen is de belangrijkste taak van Informatiemanagement. ICT (bijv. applicaties) ondersteunen daarbij. IM vind plaats op alle afdelingen in het onderwijs. Het proces is leidend, niet de applicatie.

2. Minder verspilling (tijd en geld)
Informatiemanagement mag nooit leiden tot bureaucratie. Het proces moet efficiënt en effectief zijn. De vraag: “Wat gaat er mis, als wij dit niet doen?” moet bij het verbeteren van processen altijd centraal staan. Daarnaast dient de vraag richting de ICT leverancier helder te zijn. Zo kan er met de beschikbare (financiële) middelen zo efficiënt mogelijk aan een oplossing worden gewerkt.

3. Professionalisering ICT vraagstuk
Vooral procesanalyse, functionele ontwerpen en het testen van applicaties zijn de laatste jaren professionele vakgebieden geworden. Medewerkers kunnen zich op deze gebieden specialiseren en er zijn diverse “best practices” en methoden en technieken beschikbaar die goed bruikbaar zijn voor het onderwijs. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers, die dezelfde rol binnen de organisatie vervullen, van elkaar gaan leren door ervaringen en kennis te delen.

4. Verhogen kwaliteit van ICT middelen
Het gehele pakket aan diensten rondom Informatiemanagement zorgt ervoor dat de kwaliteit en inzetbaarheid van ICT middelen verhoogd wordt. Door o.a. het analyseren van processen, het goed beschrijven van functionele wensen en eisen, het gesprek voeren met de ontwikkelaars en het goed testen zorgt ervoor dat de applicaties eindgebruikers daadwerkelijk gaan ontzorgen.

Hoe mooi zou het zijn als de administratieve last van onderwijzend personeel daadwerkelijk minder wordt door het efficiënt/effectief inzetten van applicaties en bestaande informatiestromen!

5. Continuïteit van ondersteuning en diensten
De continuïteit van ondersteuning en diensten moet gewaarborgd zijn, ook bij uitval van beheerders (ziekte, vakantie en vertrek). Dit is in een decentrale opstelling van beheer en/of het gebruik maken van ICT coördinatoren  bijna onmogelijk. Daarnaast dient de ICT omgeving voldoende capaciteit te hebben om de gebruikers te ondersteunen en dient risico m.b.t. uitval zoveel mogelijk te worden beperkt.

6. Geen belangenverstrengeling
Een ICT leverancier heeft o.a. een economisch belang en een eigen agenda. Het volledig uitbesteden van ICT (dus ook Functioneel-, en Applicatiebeheer) zorgt ervoor dat de ICT leverancier onze vraag kan aanpassen/manipuleren. Het is belangrijk controle technische functiescheiding te hanteren en Functioneel-, en Applicatiebeheer in eigen huis te houden.

7. Verhogen efficiëntie en effectiviteit door een gezamenlijke aanpak
Een gezamenlijke aanpak zorgt voor een efficiëntere en effectievere aanpak van het beheer. Daarnaast zorgt een gezamenlijke inkoop voor interessante kortingen. Denk hierbij aan de inkoop van hardware, licenties en diensten.

8. Transparantie voor eindgebruikers
Transparantie voor de eindgebruiker is belangrijk. Een zogenaamde Single Point Of Contact (SPOC) kan daarbij helpen. Dus één centrale servicedesk als aanspreekpunt voor alle gebruikersvragen. Dit voorkomt dat er voor verschillende ICT vragen, verschillende leveranciers benaderd gaan worden. Ook kan er meer transparantie worden aangebracht in het oerwoud van gegevens in het applicatie landschap. Centraal moet besloten (vastgelegd in een informatiebronnenbesluit) worden welke gegevens leidend zijn.

9. Proactieve communicatie rondom ICT
Momenteel wordt er binnen het onderwijs vooral reactief na een gebeurtenis (bijv. storing) gecommuniceerd naar de gebruikersorganisatie. Soms wordt er helemaal niet gecommuniceerd. Het is belangrijk dat er  proactief gecommuniceerd wordt naar eindgebruikers. Indien nieuwe ICT middelen in gebruik worden genomen wordt er uitgebreid gecommuniceerd. Trainingen, werkinstructies en handleidingen spelen een belangrijke rol bij de communicatie.

10. Informatiebeveiliging wordt het centrale thema
Gezien de opkomst van online applicaties, websites en overige cloud-diensten zal informatiebeveiliging de komende jaren een belangrijke rol gaan spelen binnen Informatiemanagement.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Deze website maakt gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies' om u de beste surfervaring te garanderen. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten